1.1 Latar Belakang. Komunikasi tertulis dalam organisasi bisnis akan menjadi bagian aktifitas organisasi yang. utama. Komunikasi yang bersifat rutin akan dihadapi anggota organisasi. Pesan-pesan rutin. tersebut meliputi: pesan rutin, permintaan rutin, pesan-pesan positif, pesan kabar buruk, dan. pesan-pesan pendek lainnya.
Ada beberapa hal yang harus dilakukan apabila ingin melakukan pengorganisasian pesan bisnis dengan baik dan benar : 1. Subjek dan tujuan pesan bisnis harus jelas 2. Semua informasi harus sesuai dengan subjek dan tujuannya 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disampaikan dengan cara yang logis 4. udah mencakup semua informasi penting
0% found this document useful 0 votes2K views14 pagesOriginal Titlepengorganisasian pesan bisnisCopyright© © All Rights ReservedShare this documentDid you find this document useful?0% found this document useful 0 votes2K views14 pagesPengorganisasian Pesan BisnisOriginal Titlepengorganisasian pesan bisnisJump to Page You are on page 1of 14 You're Reading a Free Preview Pages 6 to 12 are not shown in this preview. Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.
Setiap pesan bisnis perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya, maupun format penulisannya. Apa yang dimaksud revisi pesan? merevisi pesan adalah Mengedit isi pesan, Pengorganisasian, dan Gaya Penulisan. Mengapa dalam penulisan pesan-pesan bisnis kalimat aktif lebih banyak di gunakan? 6.
Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan Baik Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahan kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Tidak terorganisasinya pesan-pesan dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal Bertele-tele Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan pembuka awal tersebut terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens. Menyajikan ide-ide secara tidak logis Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan tidak penting lebih dominan, maka ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena terlalu fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja. Poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih besar menjadi terabaikan. Pentingnya Pengorganisasian Pesan yang Baik Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu Subjek dan tujuan harus jelas. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Suatu pesan yang telah dilakukan pengorganisasian dengan baik akan bermanfaat dalam Membantu audiens memahami suatu pesan Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, serta memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka audiens dapat dengan mudah memahami maksud dan tujuan pesan. Membantu audiens menerima suatu pesan Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko karena memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakan. Menghemat waktu Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah untuk menyampaikan informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Mempermudah pekerjaan komunikator Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis agar penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Pengorganisasian Pesan-pesan melalui Outline Pada dasarnya untuk mencapai pengorganisasian pesan yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu 1 mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide, 2 menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan. Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan sebagai berikut Mulailah dengan ide pokok Ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal a apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya, b alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting Adanya poin-poin pendukung akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok. Ilustrasi dengan bukti-bukti Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan, outline yang dibuat akan semakin baik. Menentukan Urutan Ide dengan Rencana Organisasional Untuk dapat menentukan urutan, ada dua pendekatan Pendekatan langsung direct approach Di dalam pendekatan langsung, ide pokok muncul paling awal kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan. Pendekatan tidak langsung indirect approach Di dalam pendekatan tidak langsung, bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan. Setelah memilih suatu pendekatan, kemudian memilih rencana organisasional yang terbagi menjadi Direct Request Direct request dapat berbentuk surat atau memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda berkeinginan untuk mengetahui berbagai hal mengenai produk tersebut, seperti karakteristik, harga, dan cara pembayarannya, maka Anda dapat menggunakan direct request. Pesan-pesan Rutin, Good News, Good will Pesan-pesan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu pesan rutin, Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang Anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang Anda sampaikan. Pesan-pesan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan bahkan ke ribuan karyawan, konsumen, klien, dan sebagainya. Good News merupakan pesan yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan. Contoh good news tentang pekerjaan antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji, dan pengakuan/penghargaan prestasi kerja. Contoh good news tentang produk antara lain diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis buy 3 get 1 free, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu seperti kalender tahun baru atau produk aksesoris. Pesan-pesan Good Will merupakan pesan yang menimbulkan suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen ataupun relasi bisnis dengan mengirimkan pesan yang bersifat kekeluargaan. Beberapa bentuk good will diantaranya ucapan selamat congratulations, penghargaan messages of appreciation, ucapan condolences, dan ucapan salam greetings. Pesan-pesan Bad News Pesan-pesan bad news merupakan pesan yang menginformasikan kabar buruk atau berita yang tidak menyenangkan, contohnya seperti penolakan surat lamaran, menolak kredit, melakukan perampingan karyawan, atau menurunkan pangkat. Jika Anda membuat pesan bad news, cobalah untuk menempatkannya pada bagian pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus. Pesan-pesan Persuasif Persuasi merupakan suatu usaha mengajak/mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, pesan persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens pembaca atau pendengar merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Contoh penyampaian pesan persuasif yaitu pada pesan dalam kegiatan untuk mendapatkan dana dan kerjasama. Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat. STUDI KASUS PT Hyundai Mobil Indonesia HMI Profil Perusahaan PT Hyundai Mobil Indonesia adalah sebuah perusahaan otomotif yang memproduksi mobil-mobil terkemuka dari Korea. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1967. Pada tahun 2015 ini, PT Hyundai Mobil Indonesia menargetkan penjualannya akan meningkat sebesar 53% atau setara dengan unit kendaraan. Latar belakang PT Hyundai Mobil Indonesia membuat pesan bisnis Saat ini PT Hyundai Mobil Indonesia sedang berusaha meningkatkan penjualan dan penghasilan. Oleh karena itu, salah satu cara untuk mencapai target tersebut yaitu dari divisi marketing mengirimkan surat pesan bisnis berupa penawaran kerjasama dengan berbagai perusahaan rental kendaraan mobil untuk menjalin kerjasama yang akan menguntungkan kedua perusahaan sehingga penjualan dan penghasilan pun dapat meningkat. Kerjasama tersebut dijalin kepada perusahaan rental kendaraan mobil di Bandung bernama PT Citra Rent Car. Tujuan Pesan Bisnis dari PT Hyundai Mobil Indonesia Tujuan/isi dari pesan bisnis yang disampaikan oleh Kepala Divisi Marketing PT HMI kepada PT Citra Rent Car adalah untuk mengajak bekerjasama, yaitu perusahaan PT HMI menawarkan produk-produknya untuk dapat digunakan perusahaan rental kendaraan mobil untuk menambah kendaraan yang akan disewakan atau digunakan oleh perusahaan rental tersebut, untuk saling memperoleh keuntungan yang lebih banyak dari sebelumnya. Media             Surat Komunikator  Kepala Divisi Marketing Penerima        Pimpinan PT Citra Rent Car Surat Bisnis PT Hyundai Mobil Indonesia kepada PT Citra Rent Car HYUNDAI MOBIL INDONESIA HMI Jl. Sultan Iskandar Muda – Pondok Indah JAKARTA 10 Oktober 2015 No      01/X/2015 Hal     Penawaran Kerjasama Lamp  1 lembar berkas Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan PT Citra Rent Car Di tempat. Dengan hormat, Kami adalah perusahaan yang bergerak di bidang otomotif yang telah banyak menghasilkan produk-produk unggulan roda empat baik mobil penumpang maupun mobil niaga. Adapun mereknya yaitu Grand Avegaa, Starrex, De Santa, dll. Melihat dari perkembangan perusahaan yang bapak/ibu pimpin, kami menawarkan produk kami untuk menambah kendaraan operasional untuk menunjang kegiatan perusahaan bapak/ibu baik mobil penumpang maupun mobil niaganya. Untuk mempermudah bapak/ibu dalam memilih produk kami, maka kami sertakan brosur, daftar harga, dan paket kredit. Apabila ada pertanyaan dapat menghubungi Mentari Dwi Shintawati Kepala Divisi Marketing di No. telepon   081373198000 Email              mentaridwis Demikian surat ini kami buat, besar harapan kami terjadi kerjasama yang baik dan saling menguntukan bagi perusahaan bapak/ibu maupun perusahaan kami. Terima kasih yang sebesar-besarnya. Salam sukses. Hormat kami, Mentari Dwi Shintawati Kepala Divisi Marketing PT. Hyundai Mobil Indonesia SumberÂ
MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS “ Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis “ Dosen Pengampu : Tarwijo, SE. MM. Disusun oleh : KELOMPOK V Ahmad Muhlis ( 171010551045 ) Dianah Aprilianingsih ( 2016050330 ) Foebe Mervia Manandar ( 171010551020 ) Robi Sutiawan ( 171010550712 ) FAKULTAS EKONOMI PRODI MANAJEMEN UNIVERISTAS PAMULANG 2019/2020 Jln.
Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Tulisan ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis. Pengertian Perencanaan Pesan-pesan BisnisPerencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis, waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi. Proses Penyusunan PesanMenyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu Perencanaan PesanDalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi Penentuan tujuan;Analisis audiens;Penentuan ide pokok;Pemilihan saluran dan PesanSetelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu Mengorganisasikan pesanMemformulasikan pesanRevisi PesanPesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah Menyunting pesanMenulis ulangMemproduksi pesanMencetak pesanPenentuan Tujuan BisnisPesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan tiga tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu Memberi informasi informingTujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang atau persuasi persuadingTujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam kerjasama atau kolaborasi kolaboratingTujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan Penerimaan PesanAnalisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka Mengembangkan Profil AudiensAnalisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa Mengenali penerima primerApabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil Menetapkan jumlah dan komposisi audiensJumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak Mengukur Tingkat Pemahaman AudiensApabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru Memperkirakan reaki penerimaCara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh Memenuhi Kebutuhan Informasi AudiensPesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu Temukan apa yang ingin diketahui audiensAntisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkanBerikan semua informasi yang diperlukan oleh audiensPastikan bahwa informasi yang diberikan akuratTekankan gagasan yang paling menarik bagi Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis AudiensPesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang Ide PokokSetiap pesan bisnis mempunyai tema pokok main theme yaitu rumusan pokok pembicaraan topik beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok 1. BrainstormingBrainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakanStoryteller’s TourHidupkan recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan ListTulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak Findings, Recommendations CPR WorksheetJika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan findings, kesimpulan conclusions dan rekomendasi recommendation yang akan ApproachPendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat menjelaskan ide pokok and Answer ChainPendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience 2. Petunjuk atasanPenentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat Kebiasaan Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama dan Saluran Media Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi komunikasi lisanKomunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung tatap muka, melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik feed back.Saluran komunikasi tertulisPesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu menginginkan umpan balik segera dari audiens..Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .Anda tidak memerlukan catatan permananAnda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau menginginkan interaksi dalam memecahkan Tertulis Anda tidak memerlukan umpan balik anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang memerlukan catatan ingin mencapai audiens yang ingin mengurangi distorsi penyampaian pada saluran lisan Percakapan tatap muka pidato, rapat, seminar, konferensiTelepon, voice mailRadio, televisi, ComputerAudio dan videoTeleconferenceVideo conferenceMedia pada saluran tertulis Surat, memo, laporan, proposalElektronik mail / emailTelepon smsComputerFaksTelegramPos biasa dan khusus
Apakah substansi (inti) pesan yang ingin di sampaikan telah tercantum di dalamnya? •Apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum di dalamnya? b. Pengorganisasian Pesan Pengorganisasian pesan - pesan bisnis yang akan di sampaikan secara lisan mencakup tiga poin penting yaitu;
1BAB I Tinjauan Pustaka Revisi Pesan-pesan Bisnis Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan penulisan pesan-pesan bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan revisi terhdap pesan-pesan bisnis. Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan umtuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara efektif. Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorganisasiannya. Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang sudah familier/sudah dikenal secara umum, singkat, dan hindarkan kata yang memiliki pengertian ganda. 2BAB II STUDY KASUS Study Kasus 1 Berikut adalah contoh study kasus untuk materi “Revisi Pesan-pesan Bisnis”, sebagai contoh, berikut adalah pesan untuk reservasi/booking kamar hotel. Sebelum direvisi Kami bermaksud menyelenggarakan konfrensi tahunan di hotel Rose Garden dalam bulan depan. Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap dapat memperoleh informasi tentang ketersediaan kamar untuk 350 peserta konferensi. Selain itu, kami juga memerlukan informasi tentang konsumsi dan kendaraan yang memadai untuk antar-jemput dari bandara ke hotel dan sebaliknya. Setelah direvisi Asosiasi Manajamen Wirausaha Indonesia merencanakan konfrensi nasional bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal 25-30 April 2007. Sehubungan dengan rencana tersebut kami memerlukan informasi yang terinci sebelum kami menetapkan keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut 1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk tanggal-tanggal tersebut diatas dengan perkiraan tiga perempat dari peserta lebih menyukai single room? 2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar? 3. Dapatkah disediakan tiga ruang pertemuan yang besar pada tanggal-tanggal tersebut setiap ruangan berkapasitas 125 orang? 4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk prasmanan untuk makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah hal tersebut dipenuhi? Kami juga memerlukan informasi tentang menu dan harga. 3Study Kasus 2 Contoh surat lamaran kerja yang sudah direvisi Cirebon, 15 Januari 2015 Kepada Yth; Bapak / Ibu Bagian Personalia / HRD PT. Angin Ribut Bahwa yang bertanda tangan dibawah ini Nama DARONE Tempat tanggal lahir Cirebon,17 Oktober 1989 Alamat Utara RT. 001/02 utara Cirebon No telepon/HP 0231-96641948 Dengan ini saya bermaksud mengajukan permohonan kerja kepada perusahaan yang Bapak/ibu pimpin, Dengan ini maka saya lampirkan berkas-berkas sebagai berikut ; 1. Daftar riwayat hidup 2. Foto copy izajah terakhir 3. Foto copy KTP 4. Foto copy Sertifikat Computer 5. Foto copy Sertifikat Kompetensi 6. Foto copy SKCK 7. Pas foto 4X6 Demikianlah surat ini saya buat dengan sebenar-benarnya atas perhatian bapak/ibu sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih. 4Contoh surat lamaran kerja yang belum direvisi Kepada Yth, Kepala Bagian Personalia PT. Karya Indah Retail Jl. Pejompongan 15 A Jakarta Dengan hormat, Menanggapi iklan Anda di harian Kompas terbitan tanggal 5 Mei 2015 untuk posisi sekretaris, saya ingin menawarkan diri saya untuk posisi tersebut. Saya berusia dua puluh dua tahun dan pernah bekerja sebagai staf juru ketik selama dua tahun. Setelah tamat dari Akademi Sekretaris, saya mengikuti pelatihan kerja untuk pekerjaan sekretaris selama tiga bulan. Sekarang saya merasa memiliki keahlian yang diperlukan untuk mengisi lowongan yang Anda tawarkan. Untuk informasi selanjutnya, dengan ini saya lampirkan daftar riwayat hidup, surat keterangan dari akademi, dan selembar foto terbaru saya. Saya harap Bapak akan mempertimbangkan lamaran ini, dan memberi saya suatu kesempatan untuk wawancara. Hormat saya, 5BAB III PEMBAHASAN A. Ketrampilan Merevisi Pesan Menulis pesan bisnis sangatlah berbeda dan tidak semudah menulis pesan-pesan yang bersifat pribadi personal, seperti penulisan surat kepada orang tua, saudara, atau teman akrab. Maka dari itu dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran dan tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan – pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan atau ceroboh, baik dalam sisi substansi isi pesan mupun format penulisan. Sebagaimana telah disampaikan sebelumnya, pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan bisnis tertulis dan pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan. 1. Pesan – pesan Bisnis Tertulis. A. Mengedit isi dan cara pengorganisasiannya Pada face awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan – pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan. B. Mengedit mekanik atau teknis penulisan 61 Susunan kalimat yang digunakan, apakah sudah sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah dipahami dengan baik. 2 Penggunaan kapitalisasi secara tepat perhatikan kata-kata yang harus ditulis dengan huruf kapital. 3 Penulisan tanda baca secara benar perhatikan penggunaan tanda baca koma, titik, titik koma, tanda tanya, dan tanda seru. 4 Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami dengan mudah. 5 Perhatikan pengulangan kata yang tidak tepat dalam suatu kalimat. Hal ini dapat menghilangkan makna suatu pesan – pesan bisnis yng telah disampaikan. C. Mengedit format dan layout Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit format atau layout secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan – kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, di tata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik, audiens anda akan senang membacanya. 2. Pesan – pesan bisnis lisan Sebagaimana pesan – pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis, pesan– pesan bisnis yang disampaikan secara lisan pun memerlukan pengecekan ulang, perbaikan atau pengeditan editing seperlunya, sehingga suatu pesan bisnis dapat dipahami audiens dengan baik. Perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara lain A. Substansi pesan  Apakah inti pesan yang ingin disampaikan telah tercantum didalamnya?  Apakah data pendukung table, grafik, bagan, gambar juga sudah tercantum 7B. Pengorganisasian pesan Mencakup 3 poin penting, yaitu 1 Pembuka misalnya, salam pembuka, perkenalan diri 2 Penyampaian substansi pesan misalnya, pengantar pesan dilanjutkan dengan substansi pesan. 3 Penutup misalnya kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi. C. Gaya Bahasa Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan – pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak monoton. B. Pemilihan Kata Yang Tepat Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut 1. Pilihlah kata yang sudah familiar Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis. 2. Pilihlah kata-kata yang singkat Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar. 3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda 8C. Membuat Kalimat Yang Efektif Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda. 1. Tiga jenis kalimat a Kalimat Sederhana Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung. b Kalimat Majemuk Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh. c Kalimat kompleks Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat. D. Cara mengembangkan paragraf Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf a. Ilustrasi 9b. Perbandingan Persamaan & Perbedaan Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain. c. Pembahasan Sebab-Akibat Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu. d. Klasifikasi Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus. e. Pembahasan Pemecahan Masalah Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
. pertanyaan tentang pengorganisasian pesan pesan bisnis
